Het is niet gemakkelijk om vooraf een indicatie te geven voor de implementatie van Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations (D365 F&O), omdat de kosten afhankelijk zijn van een aantal factoren, zoals het vertrekpunt, de omvang en de complexiteit van de implementatie, de gebruikte implementatiemethode, de duur van de implementatie, en kenmerken van het bedrijf zoals cultuur, volwassenheid en locatie.

Verder zijn er ook verschillende vertrekpunten te noemen:

Migratietraject*: D365 F&O kan een vervanging zijn van een bestaand systeem (vaak wel van dezelfde leverancier), waardoor sprake is van een migratieproject.
Greenfield implementatie**:Over stappen naar iets nieuws of helemaal opnieuw beginnen (als er nog geen ERP is) wordt een 'Greenfield' implementatie.

*Een migratie brengt complexiteit met zich mee, waarbij bijvoorbeeld de keuze is of een bedrijf eerst één-op-één wil overstappen naar D365 F&O en vervolgens processen wil optimaliseren ofwel direct deze optimalisatieslag wil doorvoeren.

**Ook bij een ‘Greenfield’ implementatie zullen op de een of andere manier bestaande gegevens of afspraken moeten worden meegenomen.

In z`n algemeenheid kan een D365 F&O implementatie wel een jaar duren, afhankelijk van de omvang van het project en de hoeveelheid tijd die het bedrijf zelf beschikbaar heeft. Het is belangrijk om voldoende tijd te plannen, zodat er genoeg tijd is om de processen te analyseren, de software te configureren, en om medewerkers te trainen op het gebruik van het systeem en het werken volgens de aangepaste processen.

Om een idee te krijgen van de kosten van een D365 F&O implementatie, hieronder wat ruwe inschatting (Greenfield), die wij de afgelopen jaren hebben verzameld.

Proof of Concept: (POC)

De meeste bedrijven voeren eerst een POC uit om meer zekerheid te krijgen over de juiste keuze van het softwarepakket en implementatiepartij; dit kost gemiddeld 80-100 dagen. Onze klanten krijgen daarna een herziene offerte met inschatting (wat past binnen de standaardoplossing van D365 F&O en waar maatwerk noodzakelijk is) en meer gedetailleerd implementatieplan.

Kanttekening: Vaak zien wij een behoorlijke afwijking tussen de initiële eerste offerte en de herziene offerte na de POC. Gemiddeld 20% - 40% meer dagen. Niet verrassend omdat de implementatiepartij door het POC een scherper beeld krijgt van de daadwerkelijke functionele oplossing, maar ook van de andere factoren die de kosten van de implementatie bepalen.

Onze benchmark implementatie consultancy D365 F&O:

Een gemiddelde implementatie in het MKB met D365 F&O, voor meer dan 100 gebruikers, productie, handel, InterCompany, meerdere landen en lokalisaties:

Technische basis inrichting D365 F&O: 40-60 dagen
Greenfield inrichting + financiële administratie D365 F&O: 120 dagen
Workshops gap/fit: 50 dagen
Functionele sprints van de processen 150-200 dagen
Integraties 50 -80 dagen
Rapportage 40-80 dagen
Stelposten** 100 dagen **Conversie, autorisatie, documenten
Maatwerk/ Powerapps 50-100 dagen
Uitrol landen gemiddeld 25-30 dagen per land / vestiging.

Kanttekening: Hierboven hebben wij een indruk gegeven van de benodigde capaciteit van de implementatiepartner; naast deze kosten moet rekening gehouden worden met andere kosten zoals licenties, eigen personeel (tijdelijk vervanging van key users), infrastructuur en natuurlijk de kosten voor doorvoeren van de totale change. Er zullen namelijk genoeg interventies moeten worden opgestart om deze implementatie "echt" te laten landen binnen de organisatie.

Wat belangrijk is om te weten, is dat uit wetenschappelijk onderzoek blijkt, dat mensen bij het nemen van een besluit onevenredig veel gewicht geven aan de eerste informatie die ze ontvangen van de implementatiepartij, terwijl deze initiële plannen vaak incompleet en best-case scenario’s zijn.

Wij zien vaker terugkomen in dergelijke trajecten dat het implementatietraject daardoor langer duurt en meer gaat kosten. Met een goede en realistische voorbereiding kunnen deze verrassingen voorkomen worden.

Als laatste is in dit verhaal nauwelijks rekening gehouden met change! Hier gaan wij in een latere fase verder op in!

Meer informatie nodig? Mail naar info@viperty.com