Wat is de beste route op weg naar bedrijfsoptimalisatie?

Nagenoeg elke organisatie is op dit moment bezig met een bepaalde transitie; bedrijven willen meer data-gedreven werken, willen mee in de hype van de Cloud of hebben een urgente reden om te moderniseren. Voor het MKB zijn er ontzettend veel mogelijkheden om bedrijfsprocessen te optimaliseren en automatiseren. En op dit moment is er ook weer investeringsruimte. Maar wat is nu de beste route op weg naar bedrijfsoptimalisatie?

Wij zien grofweg drie redenen waarom organisaties op zoek gaan naar bedrijfsoptimalisatie:

1. Het gaat goed in de organisatie, maar er is een concurrent die enorm bezig is met vernieuwing.
2. We willen efficiënter gaan werken en nu is er tijd om dat in te voeren.
3. Er is een directe noodzaak tot verandering, bijvoorbeeld omdat er verouderde systemen gebruikt worden. Deze organisaties denken nu aan een transitie naar de Cloud, gaan met ERP werken of op een andere, data-gedreven manier. Dat is een andere business strategie. Dan ga je heel anders werken, met andere type mensen.

Trigger voor optimalisatie komt van onderaf

Opvallend is dat de wens van bedrijfsoptimalisatie meestal vanaf de werkvloer komt. Het is vaak doelgedreven: “We hebben een tool nodig”. Met andere woorden: de business wil een CRM, een ERP-systeem, een app, een marketing automation tool als HubSpot, EDI, noem maar op. De trigger komt dus van onderaf uit de organisatie en dat is goed. Vervolgens moet die wens wel opgepakt worden op C-level niveau: ‘Wat is nu zinvol als we kijken naar de bedrijfsstrategie?’ Het is ontzettend waardevol om te horen wat de organisatie nodig heeft. Dat wil je toetsen, processen, categoriseren en prioriseren op c-level.

Procesoptimalisatie start dus met een trigger als deze. Wanneer je in je organisatie de ‘need’ voor optimalisatie herkent, zorg dan dat je de volgende route in acht houdt.

1. Kijk in de spiegel

Als je niet weet waar je staat, is het lastig om te bepalen welke stappen je moet doorlopen om een doel te bereiken. Voor bedrijfsoptimalisatie is dat niet anders. Stap 1 op de routekaart naar bedrijfsoptimalisatie is daarom bepalen in welke fase je bedrijf zit, wat de groeipijnen zijn. Definieer
daarbij bedrijfs- én branche-uitdagingen, je visie en je strategie. Dit kijken in de spiegel kan best lastig zijn aangezien veel MKB-bedrijven worden geleefd en druk zijn met hun klanten. Er zijn meerdere mogelijkheden om in de spiegel te kijken. Maar pas wel op voor ‘group thinking’, dus betrek zeker individuen met een frisse blik op jouw organisatie bij dit proces.

2. Bepaal haalbare deliverables

Ok, dus je hebt met elkaar gesproken en een schets gemaakt waar je met je bedrijf de komende 3 tot 4 jaar naartoe wilt groeien. Wanneer zowel C-level als de organisatie hiermee alligned zijn, moeten hier duidelijke resultaten – of deliverables - aan gekoppeld worden. Dit is niets meer of minder dan focus aanbrengen, want alles wat je energie en aandacht geeft, groeit. Kritische mensen moeten haalbare doelen vasthangen aan je nieuwe visie en strategie. ‘Why’ we het gaan doen weten we, dankzij stap 1. Nu moeten we de ‘What’ ophalen: wat moeten we doen om dit te bereiken?

3. Houd de processen tegen het licht

In dit stadium van je route naar bedrijfsoptimalisatie weet je nog niet hoe (met welke tools en resources) je het doel wilt bereiken. Nu is het tijd om nadrukkelijk naar de processen te kijken: hoe gaat het nu? Wat kunnen we automatiseren? Met welke tools? Je kunt hier een Business Model Canvas voor gebruiken, maar er zijn uiteraard meerdere mogelijkheden om je processen goed te evalueren.

4. Entrepeneurship in de organisatie

Daarnaast zou in een organisatie intern entrepeneurship bevorderd en gewaardeerd moeten worden. Net die houding zal ervoor zorgen dat er snel en effectief gereageerd zal worden op problemen en kansen. Dit zou je kunnen bevorderen door beloningen uit te delen voor eigen initiatieven en goede ideeën. Maar vooral ook door niet meteen op eigen initiatieven die fout gaan bestraffend te reageren. Er moet ruimte zijn om fouten te maken en ruimte om fouten te durven maken.

5. Gevoel van urgentie

Een andere belangrijke voorwaarde is dat iedereen in de organisatie de urgentie voelt dat er iets moet veranderen. Zonder deze druk, komt men niet in beweging komen. Die urgentie kan natuurlijk zowel positief als negatief aangewakkerd worden. En hoewel het altijd fijn is als die positief aangewakkerd wordt, is het soms noodzakelijk om dit negatief te doen. Hoewel opvoedkundigen ons vaak laten geloven dat je geweldige kinderen krijgt als je alleen maar positief gedrag beloont, weten ouders in de praktijk dat dit helaas een illusie is. In sommige gevallen is straf (of dreigen met straf) het enig werkzame middel. Dat wil niet zeggen dat positief gedrag belonen niet zoveel mogelijk de voorkeur zou moeten hebben. Een angstcultuur in een organisatie wil je natuurlijk ook vermijden.

6. Implementatie

Wanneer je weet welke processen veranderd of geoptimaliseerd dienen te worden, is het tijd voor de implementatie van de nieuwe processen. Dat kunnen concreet software tools als ERP of CRM zijn, maar ook een andere werkwijze voor werknemers. De beste tip hierbij: verpak alles wat je gedaan wilt krijgen in de organisatie in hapklare brokken. Maak de deelprojecten klein zodat je snel succesjes krijgt in het verandertraject. Implementatie gaat over meerdere assen; het kan sales georiënteerd zijn, of over operational excellence gaan. Juist dan is het zinvol om meerdere projectjes aan te maken. Vergeet hierbij niet te prioriteren en focus aan te brengen want je kunt geen 30 verandertrajecten – hoe klein ook - tegelijkertijd laten lopen.

7. Continuous improvement

Tot slot is het belangrijk dat iedereen beseft dat bedrijfs- en procesoptimalisatie een ‘loop’ is, een doorlopend proces van ‘continuous improvement’. Je medewerkers zijn de zintuigen van je organisatie, hou daar voeling mee en blijf alligned. We zien veel organisaties aan de slag gaan met een digitale transitie. Dat kan beginnen met een ERP-systeem terwijl ze verderop in het traject erachter komen dat ze met e-commerce aan de slag moeten. En dat is prima, want al die grote optimalisatieslagen tegelijk gaat je organisatie nooit volhouden. Vergeet daarnaast niet om tussentijds te toetsen of je nog klantwaarde hebt.

Flexibel en on demand organisatie advies

Om je organisatie op lange termijn weerbaar te maken voor alle uitdagingen, is het raadzaam om focus te leggen op subdoelen voor de komende twee tot drie jaar, niet voor 10 jaar. In optimalisatietrajecten als deze draait goed organisatie advies om het ondersteunen van het bedrijf in de fases waar hulp nodig is. Flexibel en on demand.

Wil je meer weten over dit onderwerp?

Wil je meer weten over het onderwerp of heb je behoefte aan consultancy on demand voor jouw organisatie? Neem dan contact op met de auteur van dit blog en tevens mede-oprichter van Viperty Jos van de Cappeleveen en laat je adviseren over de beste route voor jouw organisatie.